Consultoria em Gestão
 
   

O que é delegar?

 

A finalidade da delegação
O ato de delegar, colocado de modo simples, envolve a designação, por uma pessoa a outra, de uma tarefa ou projeto específico e o compromisso daquela que recebeu a incumbência de concluir a tarefa ou o projeto. É uma das mais importantes habilidades que um gerente bem-sucedido pode demonstrar, porém freqüentemente negligenciada ou despercebida por gerentes "sobrecarregados."
Quando você delega, não somente transfere responsabilidade para outra pessoa, mas também a obrigação de prestar contas pela manutenção dos padrões estabelecidos.

Os benefícios de delegar
A delegação eficaz pode produzir para você, sua equipe e sua organização benefícios de curto e longo prazos. Ao delegar, você poderá reduzir sua carga de trabalho e o nível de estresse, removendo de sua lista diária de tarefas aquilo que outros estão qualificados a fazer. Isso lhe proporcionará mais tempo disponível para focar em projetos que exigem suas habilidades e autoridade em particular, bem como em tarefas de maior importância, como planejamento de longo prazo e desenvolvimento de diretrizes. -

Benefícios da delegação 

  • Para você - Aperfeiçoa o nível de confiança e comunicação entre você e sua equipe. 
  • Alcança metas que exigem esforço cooperativo do grupo. 
  • Para sua equipe - Possibilita que membros da equipe aprimorem habilidades atuais e desenvolvam outras novas. 
  • Aumenta a motivação e proporciona aos membros de sua equipe um importante sentimento de realização.
  • Para sua organização - Economiza dinheiro para a organização, ao assegurar que as tarefas são designadas às pessoas certas e nos níveis corretos. 
  • Aumenta a produtividade e a eficiência geral, ao fazer melhor uso dos recursos organizacionais.

O que dificulta o ato de delegar?
A delegação faz com que alguns gerentes fiquem inquietos. Eles sentem medo de perder o controle sobre sua equipe e seus projetos, e ficam preocupados em estar abdicando de responsabilidades. Algumas vezes, eles simplesmente acreditam que é mais produtivo quando eles mesmos realizam uma tarefa. A longo prazo, no entanto, esses temores são raramente justificados.

Os argumentos mais comuns contra delegar 

  • Posso fazer isso melhor e mais rapidamente que minha equipe. --Talvez você consiga, mas o objetivo é apoiar sua equipe na execução daquele trabalho.
  • Não confio em minha equipe. --Comece delegando pequenas tarefas e projetos que permitirão que você, gradualmente, adquira confiança.
  • É mais fácil se eu mesmo fizer isso do que ter que organizar, explicar e monitorar. --Esta é uma visão de curto prazo. Em geral, o tempo gasto em planejar o projeto valerá a pena e, com o decorrer do tempo, os funcionários poderão assumir mais responsabilidades pela estruturação e planejamento de suas própria tarefas. 
  • Gosto que as coisas sejam feitas do meu jeito. --Concentre suas energias em comunicar suas preferências e padrões de qualidade, em vez de controlar as próprias tarefas. Esse investimento não somente trará compensações para o projeto atual, mas também para futuros projetos.
  • Minha equipe poderá ficar ressentida com o trabalho extra.
  • Minha equipe espera que o seu gerente seja o cara que resolve os problemas e toma as decisões. --Gerencie as expectativas. Torne claro que seu papel é apoiar sua equipe a tomar as próprias decisões. Torne também claro que isso significa oportunidades de fazer novos e interessantes trabalhos.

Sinais de que sua habilidade em delegar precisa de aprimoramento
Examine adiante a lista de "sinais de alerta" relacionados com a delegação. Algum desses sinais lhe parece familiar?

  • Sua prateleira de entrada está sempre cheia. Você regularmente trabalha horas extras em tarefas que "somente você pode resolver."
  • Você é freqüentemente interrompido com solicitações de orientação e esclarecimento sobre tarefas.
  • Tarefas delegadas não são concluídas e prazos não são cumpridos..
  • Seus subordinados sentem que são "entulhados" e carecem de autoridade para cumprir suas tarefas.
  • Você sempre tem uma alternativa para as decisões de sua equipe e refaz pessoalmente tarefas não concluídas satisfatoriamente por ela.
  • Seus subordinados sentem-se mal preparados para executar as tarefas designadas.
  • Você freqüentemente intervém em tarefas ou projetos designados a alguém de sua equipe.
  • A Moral de sua equipe está baixo e a rotatividade de funcionários tem aumentado.
  • Os membros de sua equipe não estão assumindo responsabilidade pelas tarefas que você delega.

Passos para delegar à pessoa certa
Considere a possibilidade de usar recursos de fora da organização.
É possível que em certas ocasiões você venha a considerar a possibilidade de utilizar consultores externos ou funcionários temporários para:

  • Preencher temporariamente lacunas em sua equipe
  • Suprir habilidades profissionais específicas
  • Conduzir uma avaliação independente
  • Ajudar no planejamento de longo prazo 
  • Economizar tempo e dinheiro durante aquele período.

Antes de contratar um consultor, verifique suas referências e obtenha uma proposta por escrito na qual suas necessidades estejam contempladas. Lembre-se de que terá de gerenciar todos esses consultores ou funcionários temporários.

Passos para comunicar a designação
Marque uma reunião com a pessoa a quem você está delegando uma designação.

  1. Descreva com clareza a tarefa, o projeto ou a função da pessoa.
  2. Estabeleça, por consenso, padrões de desempenho, medidas de sucesso e os prazos em que a pessoa terá de prestar contas.
  3. Defina os recursos e o suporte que serão disponibilizados.
  4. Identifique necessidades eventuais de treinamento especial ou de coaching e o modo como serão supridos.
  5. Defina claramente o nível de autoridade que está sendo delegado.
  6. Chegue a um consenso quanto aos parâmetros para acompanhamento e feedback.
 

 

 

 
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